部下のミスが続くと、
「なぜ、こんな簡単なことができないんだ…」と、
ついイライラしてしまいますよね。
しかし、頭ごなしに叱っても部下の成長にはつながりません。
むしろ萎縮してしまい、さらにミスを誘発してしまう可能性もあります。
この記事では、部下のミスを減らすための効果的な指導方法を4つのステップでご紹介します。
具体的な事例も交えながら解説しますので、ぜひあなた自身の状況に当てはめて、明日からの部下指導に役立ててください。
部下のミスに悩むあなたも、この記事を読めばきっと解決の糸口が見つかるはずです。
部下と共に成長できる、より良い関係を築いていきましょう。
インデックス
1. なぜ部下はミスを繰り返すのか？根本原因を徹底分析
部下がミスを繰り返すのには、必ず理由があります。
その根本原因を突き止めなければいくら対策を講じても、また同じことの繰り返しになってしまいます。
ここでは、部下がミスを繰り返す主な原因を4つの視点から分析します。
部下のスキル不足？経験不足？見極めのポイント
新入社員や異動してきたばかりの部下の場合、単純にスキルや経験が不足していることがミスの原因である可能性があります。
まずは、部下のスキルレベルを把握することが重要です。
例えば、Excelの操作に慣れていない部下に、複雑な関数を使ったデータ集計を任せてしまうと、ミスが起こりやすくなります。
この場合、まずはExcelの基本操作を教えたり、簡単な集計作業から任せたりするなど、段階を踏んでスキルアップを促す必要があります。
具体例
営業部に配属されたばかりの新入社員Aさん。
顧客へのメール送信で、宛名や敬称の間違いを繰り返していました。
上司のBさんは、Aさんがビジネスメールの書き方に慣れていないことに気づき、基本的なマナーやテンプレートを教えることで、Aさんのミスは大幅に減少しました。
コミュニケーション不足が招くミスの連鎖
上司と部下のコミュニケーション不足も、ミスを誘発する大きな要因です。
報連相が徹底されていない、質問しにくい雰囲気がある、上司からの指示が曖昧…
このような状況では、部下は不安を抱えながら仕事を進めることになり、ミスにつながりやすくなります。
例えば、上司が「この資料、適当にまとめておいて」と曖昧な指示を出した場合、部下は何をどこまでやれば良いのか分からず、結果的に不完全な資料を作成してしまう可能性があります。
具体例
プロジェクトチーム内で進捗状況の共有が不十分だったため、メンバー間で作業の重複が発生し、納期遅延につながってしまった。
上司は、毎朝のミーティングで進捗状況を確認し、メンバー間の連携を強化することでこの問題を解決しました。
上司の指示が曖昧？部下が混乱するNG指示とは
- なるはやで
- 適当に
- いい感じに…
このような抽象的な指示は部下を混乱させ、ミスの原因となります。
何を、いつまでに、どのようにしてほしいのか、具体的な指示を出すように心がけましょう。
例えば、
- この資料、明日の午前中までに、〇〇の項目を追加して、グラフを最新のものに更新しておいてください
というように、5W1Hを意識して指示を出すと、部下は迷うことなく作業に取り組むことができます。
職場環境が影響？ストレスとミスの関係性
過度なプレッシャー、長時間労働、人間関係の悪化…
このような職場環境は、部下のストレスを高め、集中力や判断力を低下させ、ミスを誘発する可能性があります。
例えば、常にノルマに追われている営業職の社員は、精神的な余裕がなくなり、顧客への対応が雑になったり、契約書の確認を怠ったりするなどのミスを起こしやすくなります。
上司は、部下の様子を注意深く観察し、ストレスを抱えているようであれば、面談を実施したり、業務量を調整したりするなどの対策を講じる必要があります。
2. もう怒らない！部下のミスに効果的な4つの対処法
部下のミスを発見した時、感情的に怒ってしまうのは逆効果です。
ここでは、部下のミスに効果的に対処するための4つのステップをご紹介します。
ステップ1：冷静に状況を把握し、ミスの種類を特定
ケアレスミス？それとも知識不足？タイプ別の対応
まずは、何が起こったのか冷静に状況を把握しましょう。
そして、ミスの種類を特定します。
- ケアレスミス:
注意不足による単純なミス。 - 知識不足によるミス:
業務に必要な知識やスキルが不足しているために起こるミス。 - その他のミス:
システム上の問題、外部要因によるミスなど。
ミスの種類によって、対応方法は異なります。
ケアレスミスであれば、注意喚起やチェックリストの作成などが有効です。
知識不足によるミスであれば、OJTや研修などの教育が必要になります。
感情的に怒るのはNG！冷静さを保つための3つのコツ
部下のミスに感情的に反応してしまうと、部下は萎縮してしまい、さらにミスを誘発する可能性があります。
冷静さを保つための3つのコツをご紹介します。
- 深呼吸をする:
怒りを感じたら、まずは深呼吸をして気持ちを落ち着かせましょう。 - 6秒ルール:
怒りを感じてから6秒間は、何も言わずに耐える。 - 場所を変える:
一旦、その場を離れて冷静になれる場所へ移動する。
ステップ2：具体的なフィードバックで、部下の気付きを促す
「何が」「なぜ」「どうすれば」を明確に伝える
ミスをした部下に対して、具体的なフィードバックを行います。
- 「何が」悪かったのか、
- 「なぜ」そうなったのか、
- 「どうすれば」良かったのか、を明確に伝えましょう。
（例）
- 〇〇さん、先ほどのメールですが、宛名が間違っていました。
- 〇〇株式会社の〇〇様ではなく、正しくは〇〇株式会社の△△様です。
- 顧客の宛名を間違えるのは、失礼にあたります。
- 今後は、送信前に必ず宛名を確認するようにしてください。
部下の言い分も聞く！双方向コミュニケーションの重要性
一方的に叱るのではなく、部下の言い分にも耳を傾けましょう。
もしかしたら、部下なりの理由や事情があるかもしれません。
双方向のコミュニケーションを取ることで、部下の理解を深め、信頼関係を築くことができます。
ステップ3：再発防止策を共に考え、実行をサポート
チェックリスト作成、ダブルチェック導入…具体的な対策例
ミスを繰り返さないためには、再発防止策を講じることが重要です。
部下と一緒に、具体的な対策を考えましょう。
（例）
- チェックリストを作成し、作業前に確認する。
- ダブルチェック体制を導入し、複数人で確認する。
- 作業手順書を作成し、手順通りに作業を進める。
- 定期的な研修を実施し、知識やスキルを向上させる。
上司が率先してフォローする姿勢を見せる
再発防止策を実行する際には、上司が率先してフォローする姿勢を見せることが大切です。
部下任せにするのではなく一緒に取り組むことで、部下のモチベーションを高め、再発防止の効果を高めることができます。
ステップ4：継続的なフォローアップで、成長を促す
定期的な面談で、進捗状況を確認
再発防止策の効果を確認するため定期的な面談を実施し、部下の進捗状況を確認しましょう。
問題点があればその都度、改善策を検討し、部下の成長をサポートします。
小さな成功体験を積み重ね、自信をつけさせる
ミスを減らすためには、部下に自信をつけさせることが重要です。
小さな成功体験を積み重ねることで、部下は自信を持ち、積極的に仕事に取り組むようになります。
3. 部下のミスを成長のチャンスに変える！上司の心構え
部下のミスは、成長のチャンスでもあります。
上司の心構え次第で、部下は大きく成長することができます。
ミスは成長の糧！ポジティブな捉え方で部下を育成
人は誰でもミスをするものです。
ミスを責めるのではなく、「ミスから何を学べるか」という視点で、部下を指導しましょう。
ミスを成長の糧として捉えることで、部下は前向きに仕事に取り組むことができます。
「教える」ではなく「共に学ぶ」姿勢を持つ
上司は、部下を「教える」存在であると同時に、「共に学ぶ」存在でもあります。
部下から学ぶこともたくさんあります。
謙虚な姿勢で部下に接し、共に成長していくことを目指しましょう。
部下のモチベーションを高める声かけのポイント
部下のモチベーションを高めるためには、日頃の声かけが重要です。
- ありがとう
- 助かるよ
- 期待しているよ
など、感謝や期待の言葉を積極的に伝えましょう。
また、部下の良い点を具体的に褒めることも効果的です。
4. ミスを未然に防ぐ！効果的な予防策とは？
ミスの発生を完全に防ぐことは難しいですが、いくつかの予防策を講じることで、ミスの発生率を大幅に下げることができます。
明確な指示とルールの設定
曖昧な指示はミスの原因となります。
何を、いつまでに、どのようにしてほしいのか、具体的な指示を出すように心がけましょう。
また、業務に関するルールを明確に設定し、部下に周知徹底することも重要です。
コミュニケーションを円滑にするための工夫
連相の徹底、定期的なミーティングの実施、1on1面談など、コミュニケーションを円滑にするための工夫を行いましょう。
部下の能力に合わせた業務分担
部下の能力や経験を考慮し、適切な業務分担を行いましょう。
相談しやすい環境づくり
部下が困った時に、気軽に相談できる環境づくりが大切です。
5. 【実例紹介】こんな時どうする？部下のミス、ケース別対応
ここでは、よくあるミスのケースを3つ取り上げ、具体的な対応方法をご紹介します。
ケース1：納期遅延！顧客への影響を最小限に抑えるには？
まずは、顧客に誠意を持って謝罪し、状況を説明します。
そして、納期遅延の原因を究明し、再発防止策を講じます。
ケース2：重大な情報漏洩！会社を守るための緊急対応
情報漏洩は、会社の信用を失墜させる重大な問題です。
迅速かつ適切な対応が求められます。
まずは、関係部署に連絡し情報漏洩の範囲と影響を調査します。
そして、顧客への対応、再発防止策の策定などを行います。
ケース3：同じミスを繰り返す部下…根気強く指導するには？
同じミスを繰り返す部下には、根気強く指導する必要があります。
なぜミスを繰り返すのか、原因を一緒に考え具体的な対策を講じましょう。
【まとめ】 部下のミスは上司の指導次第で減らせる！共に成長する関係を目指そう
部下のミスは、上司の指導次第で減らすことができます。
ミスを責めるのではなく、成長のチャンスと捉え、部下と共に成長していく関係を目指しましょう。
この記事でご紹介した4つのステップを参考に、ぜひ、あなた自身の部下指導に役立ててください。
